Comment organiser un bal de campagne ?
La saison des bals de campagne est bientôt ouverte ! Que ce soit pour célébrer une récolte abondante, rassembler une communauté ou simplement pour profiter avec des amis, un bal de campagne est une tradition qui perdure à travers les générations. Mais derrière chaque organisation de bal de campagne se cache une planification minutieuse. Ce guide complet vous fournira les conseils pratiques pour organiser un bal de campagne qui sera un réel succès.
Organiser un Bal de Campagne : notre to do list
Établir l’enveloppe budgétaire
Avant tout événement, il est primordial d’établir une enveloppe budgétaire afin de prévoir les dépenses en amont. Cette étape permet de ne pas s’éparpiller dans l’organisation d’un bal de campagne.
Identifiez toutes les sources de financement possibles (association, comité des fêtes, sponsors, communauté de communes, MJC, dons). Faites une liste des dépenses liées à l’organisation de ce bal de campagne. Cette liste peut comprendre la décoration, la restauration, le divertissement, les frais de marketing, les frais de personnel, les licences et permis, etc.
Apportez de l’importance à la priorisation de ces dépenses : classez-les, identifiez lesquelles sont incompressibles et fixez un budget pour chaque poste de dépense. Et bien sûr, prévoyez une marge de sécurité pour faire face aux imprévus de dernière minute.
Communiquer et envoyer les invitations
Votre budget est établi ! C’est le moment de s’atteler à l’organisation de votre bal de campagne et de commencer à en parler autour de vous. Le bouche à oreille est un moyen de communication très efficace pour ce type de soirée.
Votre bal de campagne peut être une soirée à thème tel qu’une soirée blanche, une holy party ou une soirée de nouvel an. Nous vous conseillons de créer une communication en harmonie avec le thème choisi. Invitations en ligne, distribution de tracts, annonce sur les réseaux sociaux et affiches dans la ville : tout moyen de communication peut être utilisé !
Cette communication permet de présenter le programme des festivités, le thème de la soirée et le dress code (soirée déguisée pour Halloween, soirée de gala, soirée dansante, bal masqué…).Cela permet d’indiquer les spécificités de la fête de village comme une entrée gratuite, ouvert à tous ou sur réservation, qui animera la soirée et le dance floor (DJ set), quel plat sera servi (moules-frites, brunch, petite restauration, repas-dansant...).
Établir la liste des choses à faire pour le jour J
Que vous prévoyez une fête de village animée ou une célébration intime dans une grange rustique, cette liste vous guide à chaque étape de la journée :
- Mise en place des infrastructures et de la décoration.
- Mise en place du bar/buvette : réception des boissons et des gobelets personnalisés.
- Réception de la nourriture : nous vous conseillons de partir sur un plat unique. Ce plat doit être préparé en avance et en grande quantité (paëlla, aïoli, choucroute, pique-nique, etc.).
- Organisation des animations.
- Mise en place de la musique et de la piste de danse.
Choisir du matériel et de la décoration de qualité pour votre bal de campagne
Pour faire de votre bal de campagne un franc succès, choisissez un endroit en plein-air pour accueillir un maximum de personnes.
Trouvez de grandes tonnelles en cas de pluie ou de vent pour rester abrité ou une salle des fêtes ou une salle polyvalente à proximité. De grandes tables et des bancs aideront également vos invités à s’installer et à partager un moment convivial.
Concernant le divertissement, pensez à booker des enceintes, des jeux de lumières et un DJ. Sélectionnez en amont des musiques que vous souhaitez diffuser pendant le bal de campagne afin qu’elles correspondent à votre thème et que vous puissiez faire la fête jusqu’au bout de la nuit.
Misez tout sur la décoration : ballon d’hélium, guirlandes lumineuses en mode guinguette, fanions, bottes de foin. Tout dépend du thème choisi et de l’ambiance que vous souhaitez donner à votre bal de campagne.
Nos Incontournables pour une Organisation de Bal de Campagne Réussi
Des gobelets personnalisés en plastique
Maintenant que l’organisation de votre bal de campagne est en route, c’est le moment de personnaliser cet événement !
Dans les bals de campagne, les boissons coulent à flot ! Pour éviter les déchets, nous vous conseillons d’utiliser des gobelets réutilisables et personnalisés. Ils peuvent accueillir tous types de boissons pour l’apéritif : bière, cocktails ou simplement des softs. Cupkiller vous facilite la tâche en alliant esthétique et praticité. Nous proposons une multitude de gobelets personnalisés de différentes contenances (25-33cl, 50-60cl, etc.). L’avantage d’utiliser ce type de gobelet personnalisé est le fait qu’ils sont incassables. Lorsque la fête bat son plein, c’est un réel atout !
Grâce à la quadrichromie digitale, il est possible d’imprimer le graphisme de votre choix sur vos gobelets personnalisés. Créez-les à l’effigie de votre bal de campagne pour que les participants puissent les garder en souvenir.
Des verres à vins personnalisés en plastique
Vous pouvez également vous tourner vers nos verres à vins personnalisés pour ceux qui souhaitent boire du vin pendant votre bal de campagne à l’apéro. Disponible en plusieurs formes (cabernet, syrah et pool party), choisissez celle que vous préférez et personnalisez votre verre à vin avec votre visuel.
Nos verres à vins personnalisés sont conçus à partir de tritan. C’est un plastique sans Bisphénol A qui est très similaire au verre. Transparence, brillance et durabilité, c’est le verre idéal pour une soirée dansante endiablée.
Des flûtes à champagne personnalisées en plastique
Il se peut que certains convives souhaitent boire du champagne pour célébrer des bonnes nouvelles ou simplement pour fêter le moment présent. Nous proposons également des flûtes à champagne personnalisées. Même système que les gobelets et les verres à vins, elles sont personnalisables avec le visuel de votre choix.
Fines et élégantes, ces flûtes personnalisées incassables sont parfaites pour les bals de campagne. Plus aucun souci à se faire, vos invités pourront utiliser leur flûte personnalisée sans avoir peur de casser leur verre.
De la vaisselle réutilisable
Assez parlé de boissons, vous devez également penser aux contenants pour la nourriture. Utiliser de la vaisselle réutilisable peut être un bon moyen pour réduire les déchets pendant votre bal de campagne et pour les évènements suivants. La vaisselle réutilisable représente une dépense importante. L'avantage est que vous n'aurez pas à acheter constamment de nouveaux articles jetables, ce qui permet d'économiser de l'argent à long terme.
En résumé, l'utilisation de vaisselle réutilisable présente de nombreux avantages, tant sur le plan environnemental que sur le plan pratique et économique. C'est un choix responsable qui contribue à préserver notre planète pour les générations futures.
Les Activités à Organiser lors d’un Bal de Campagne
Pour un bal de campagne, nous vous conseillons d’offrir une variété d'activités et de nombreuses animations qui plaisent à toutes les tranches d'âge. Ces activités vont mettre l'esprit communautaire sur le devant de la scène.
Parmi les activités à proposer, la piste de danse n’est pas une option lors d’un bal de campagne. Mettez l’ambiance avec de la musique techno/électro, folk, rock n roll ou disco et laissez les gens prendre part au dancefloor et s’épanouir avec celle-ci. Si vous souhaitez faire dans l’extravagance, ajoutez à celle-ci une machine à mousse et de beaux jeux de sons et lumières.
A l’aide des gobelets personnalisés, organisez un immense tournoi de beer pong avec un prix à la clé. Si les infrastructures le permettent, vous pouvez également organiser un tournoi de pétanque, de rugby ou de foot ! Profitez des chaleurs estivales pour installer des points d’eau et faire une “pool party” pour rafraîchir les esprits et réchauffer l’ambiance.
Organisez un marché et des activités/initiations artisanales pour mettre en avant les artisans locaux de votre belle région. Ils pourront vendre leurs produits et tirer profit de ce bal de campagne. Vous êtes en panne d’idées pour organiser votre marché ? Voici quelques conseils pour préparer vos foires et marché avec le gobelet réutilisable.
Lors de ces bals de campagne, il est intéressant d'organiser une tombola ou un loto. Le loto est une activité pour petits et grands et tout le monde a une chance de gagner !
Terminez la journée/soirée en beauté avec un feu d'artifice qui illuminera le ciel à minuit pile et offrira un moment magique à tous les participants. Usez de votre imagination pour faire de votre bal de campagne un moment inoubliable pour lequel vos gobelets personnalisés vous remémoreront de grands souvenirs.
Vous avez maintenant toutes les clés pour une bonne organisation d’un bal de campagne dans la bonne humeur. Préparez-vous à plonger dans l'univers des bals de campagne, où le charme de la campagne se mêle à la joie de la danse et où les souvenirs les plus précieux sont tissés à travers des moments partagés !