Comment organiser un bal de promo ?
Vous travaillez dans un lycée ou dans une école et vous souhaitez organiser un bal de promo ? Financement, lieu, thème… Cupkiller vous aide dans chacune des étapes.
Le bal de promo : une tradition américaine de plus en plus populaire en France
En Amérique, le bal de promo est une véritable tradition. Le High School Prom ou Prom night, marque la fin de l’école secondaire et réunit l’ensemble des élèves de dernière année autour d’une piste de danse.
Cette pratique américaine est largement mise en avant dans les films et séries pour adolescents : Harry Potter, Twilight, American Pie, 13 reasons why, Riverdale, Wednesday… Tous les protagonistes américains ont droit à leur célèbre et tant attendu bal de promo.
Les jeunes américains se préparent méticuleusement pour cet événement majeur : il est essentiel de choisir une tenue de soirée élégante (robe de gala ou costume), d'ajuster son maquillage et sa coiffure, trouver un partenaire de danse, se procurer des fleurs à porter au poignet... Certains vont même jusqu'à louer des voitures ou des limousines, dans le but d'impressionner leurs camarades ! Souvent considéré comme une fête superficielle, le bal de fin d'année marque principalement la transition vers la vie adulte et laisse un souvenir impérissable aux participants. De quoi susciter l'envie chez les étudiants français…
Aujourd’hui, certains lycées ou écoles supérieures françaises organisent des bal de promo à l’américaine. Ce peut être une soirée Post Bac, une soirée de remise des diplômes ou une soirée étudiante élégante. Le bal de fin d’année permet de clôturer l’année dans une ambiance festive. Une occasion pour les étudiants de dire au revoir à leurs enseignants et à leurs camarades, et de tourner la page.
Conseils pour préparer le bal de promo avec Cupkiller
Comment financer un bal de promo ?
Avant de vous projeter dans la décoration de votre salle ou dans le repas à proposer aux élèves, vous devez absolument vous poser la question du financement. Comment allez-vous financer votre bal des finissants ? Plusieurs options s’offrent à vous :
- Vente de billets
- Vente de pâtisseries
- Collecte de dons auprès des étudiants ou de leurs parents
- Organisation d’une braderie ou d’un vide-grenier
- Mise en place d’une tombola
N’hésitez pas à être inventif ! N’oubliez pas que la récolte de fonds nécessite du temps. Il vous faudra alors être prévoyant.
Le lieu de réception
Une fois votre budget définitif établi, il est temps de vous projeter. À commencer par votre lieu de réception. Si le budget vous le permet, vous pouvez louer une salle des fêtes, une salle de réception plus chic, voire même un grand hôtel ou un restaurant. Le cas échéant, vous pouvez tout à fait organiser votre bal au sein même de l’école ou dans le gymnase attenant. Les élèves pourront ainsi faire leurs adieux à ce lieu qu’a été leur établissement scolaire durant plusieurs années et qui les a fait grandir. Festoyer au sein de ces murs est finalement plutôt symbolique !
La communication
Une fois le lieu et la date établis, il vous faudra communiquer autour de cet événement :
- Faire une annonce officielle dans chaque salle de classe
- Coller des affiches et distribuer des flyers sur les modalités du bal (date, inscription, thème, code vestimentaire)
- Communiquer sur vos réseaux sociaux : susciter le désir en partageant des photos ou des vidéos. Vous pouvez même créer une page Facebook ou un groupe Whatsapp dédié.
Si vous n’avez pas les moyens de vous offrir les services d’un graphiste, pas de panique ! Une personne de votre équipe ou un élève passionné pourra certainement vous aider. Mettez tout le monde à contribution. Prenez aussi en compte que les jeunes sont aujourd’hui ultra connectés.
DJ, musique et éclairage
Pour réussir votre bal de promo, il est nécessaire de faire appel à un DJ. Il faudra coordonner avec lui les musiques à mettre et vous assurez qu’il a l’habitude d’animer ce genre d’événement. Les musiques devront être variées, tantôt entraînantes, tantôt calmes pour privilégier les danses endiablées et les inoubliables slows. Certains DJs fournissent en plus des enceintes et micros, une panoplie d’éclairages festifs. Ce détail peut faire la différence dans le choix de votre DJ et vous évitera de faire appel à un autre professionnel.
Si le budget vous le permet, vous pouvez aussi contacter un groupe de musique. Vous pouvez également proposer à vos étudiants de venir jouer : certains sont musiciens et seraient ravis de se présenter sur scène ! Ambiance festive et conviviale garanties.
Buffet et boissons
Votre repas dépendra encore une fois de votre budget. Il est souvent d’usage de faire un buffet. Vous pouvez :
- Faire appel à un traiteur
- Mettre à contribution les membres du personnel de la cantine
- Faire appel aux associations de parents d'élèves
Si les cuisines sont proches de votre lieu de réception, vous pouvez tout-à-fait servir des amuse-gueules chauds et froids. Pour réduire vos dépenses, tournez vous vers des plats moins onéreux comme des quiches ou des tartes, des crudités… Vous pouvez aussi encourager les élèves à préparer et partager leurs meilleures recettes !
Pour une touche d’originalité, vous pouvez faire appel à un foodtruck, bar à pizza, organiser un barbecue géant… Rien n’est inenvisageable ! Pensez néanmoins aux restrictions alimentaires de chacun : alternatives vegans et végétariennes, viande Halal ou Kasher. Pour les risques d’allergies, inscrivez les différents allergènes sur de petites pancartes.
Les lycéens sont encore pour beaucoup mineurs. Exit les boissons alcoolisées, préparez des cocktails sans alcool et des sodas.
Thème du bal de promo et décoration
Pour que votre bal de promo soit gravé dans les mémoires, vous pouvez choisir une thématique : bal à l’américaine, disco, chic, hollywood, masqué…
La décoration de votre événement est cruciale. Avec peu de moyens, vous pouvez transformer votre établissement en un lieu de fête. Achetez ou louez boules à facettes, guirlandes, fanions, ballons gonflables (prévoyez un gonfleur électrique !), arche de ballons, rideaux pour camoufler les murs peu esthétiques, tapis rouge… Et hop, le tour est joué !
Photographe et photos souvenirs
Hors de question de faire un bal de promo sans photo souvenir ! Vous pouvez contacter un photographe professionnel ou vous relayez entre membres du personnel. L’important est qu’une personne soit toujours assignée à photographier les moments phares de la soirée.
Vous pouvez aussi louer un photobooth, pour que les élèves aient leurs photos souvenir instantanément. Pensez à mettre à disposition des accessoires rigolos et à créer un joli décor pour des clichés réussis.
Les gobelets ou des verres personnalisés pour votre bal de promo
Pour personnaliser votre bal de promo et pour que vos élèves aient un souvenir de cette soirée spéciale, commandez votre gobelet réutilisable en cliquant ici. Vous pouvez le personnaliser avec le nom de votre établissement et la date. N’hésitez pas à faire appel à un de nos graphistes pour vous accompagner..
Si vous avez envie de rendre l’événement encore plus chic, vous pouvez aussi commander notre verre en plastique personnalisé, en forme de flûte par exemple. Peu onéreux et de made in France, nos gobelets et verres ont des tarifs dégressifs selon la quantité achetée. Réutilisables à l’infini, vous faites aussi un geste pour la planète. Un must-have !
Vous avez maintenant tous nos conseils pour organiser votre bal de promo et le rendre mémorable. Bonne chance et bonne continuation à vos diplômés !